○白石市役所文書取扱規程
昭和37年2月28日
訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 文書の受付及び配付(第4条・第5条)
第3章 文書の処理(第6条―第17条)
第4章 文書の施行(第18条―第23条)
附則
第1章 総則
第1条 本庁における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。
2 文書は、市長名で施行しなければならない。
3 市長の監督に属する機関、学校等に対するものは、副市長又は部課長名で施行することができる。
第2条 総務課には、次の簿冊を備えなければならない。
(1) 文書収受簿(様式第1号)
(2) 親展文書収受簿(様式第2号)
(3) 書留文書収受簿(様式第3号)
(4) 電報収受簿(様式第4号)
(5) 金品受領簿(様式第5号)
(6) 令達簿(様式第6号)
(7) 郵便切手受払簿(様式第7号)
(8) 発送簿(様式第8号)
第3条 各課に次の簿冊を備えなければならない。
(1) 文書収発簿(様式第9号)
(2) 親展文書収発簿(様式第10号)
第2章 文書の受付及び配付
第4条 本庁に到着する公文書は、すべて総務部総務課(以下「総務課」という。)が次の区分に従って受付及び配付しなければならない。
(1) 普通文書は、文書収受簿に登録し、文書欄外に受付印(様式第11号)を押し総務部総務課長(以下「総務課長」という。)を経て各主務課に配付、その受領者の印を受けること。
(2) 親展文書は、封皮に受付印を押し、親展文書収受簿に登録し、総務課長を経て封じられたまま受信者に直接送致し、その受領印を受けること。
(3) 書留文書は、書留文書収受簿に登録し、文書欄外に受付印を押し、総務課長を経て主務課に送付し、受領者の印を受けること。
(4) 受付た文書に現金、金券、有価証券、物品等が添付してあるときは、文書及文書収受簿にその旨を付記し、かつ金品受領簿に登録、直接会計管理者に送付すべきものは会計管理者に、その他のものは主務課に送付し、受領者の印を受けること。
(5) 審査請求書、債権差押通知書等収受の日時が権利の得喪に関係を有する文書には、受付印を押すほか、収受の時刻をもその文書及び文書収受簿に明記し、取扱者はこれに証印し、なおその封皮を本書に添付すること。
(6) 電報は、その余白に受付印を押すほか、収受の時刻をも記入し、かつ電報収受簿に登録して主務課に送付受領者の印を受けること。
(7) 数課に関連する文書は、その関係の最も重い課に配付し、もしその主管が判明しないときは、市長の指揮を受けること。
第5条 電話又は口頭で願出、照会、回答、報告等があったときは、重要事項に限りその要旨を摘記して文書に準じて処理しなければならない。
第3章 文書の処理
第6条 総務課から配付を受けた文書で他課の主管に属すべきものと認められるものがあったときは、直接その課に回付することなく直ちに総務課に返付しなければならない。
第7条 主務課長は総務課から文書の配付を受けたときは、これを査閲し、文書欄外に受付印(様式第12号)を押し、文書収発簿(親展文書の場合は親展文書収発簿)に登録せしめ副市長、市長の閲覧を受けなければならない。ただし、軽易な文書については、その手続を省略することができる。
第8条 主務課長は、前条の手続を了したときは速やかに文書の整理をし、自ら処理するもののほかは課員にその方針を示し、起案又は閲覧の取扱いをさせなければならない。
(1) ことの重要なものは、起案の趣旨を前文に掲記し、かつ、関係法規の全文又は要点を摘記すること。
(2) 官報、県公報、例規等による命令、通知、照会について回答又は報告するものがあるときは、前文に官報、県公報、例規に掲載の日付番号、題名を掲記し、かつ、参考条文の要点を摘記すること。
(3) 急を要するものは、上部欄外に「急」と朱書し、なお上部に赤紙をはりつけること。
(4) 重要なものは、上部欄外に「重要」と朱書すること。
(5) 秘密を要するものは、上部欄外に「秘」、親展文書は「親展」と朱書すること。
(6) 書留、内容証明、速達郵便、葉書、電報、小包等で発送する特別の取扱いをするものは、その旨を上部欄外に朱書すること。
(7) 市内に知らせる事件で告示板に掲示するもの、又は回覧板の取扱いをするものは、その旨を上部欄外に朱書すること。
(8) 庁中回覧のみで処理する文書は、上部欄外に「供覧」と朱書すること。
第10条 1事件で回議を重ねるものは、その起端から完結にいたるまでこれをまとめて綴り決裁を受けなければならない。まとめて綴り難いときはその旨、欄外に記入しなければならない。
第11条 回議を受けた課係は、直ちに閲了し、回付しなければならない。
2 前項の回議に対し、意見を異にするときは、その旨起案者に連絡し、意見が整わないときは、意見書(付せん)を付して上司の指揮を受けなければならない。
第12条 回議を受けた事件で決裁後再回を要するものがあるときは、回議案の欄外に「要再回」と表示、課係名を記し、証印しなければならない。再回閲了後は「年月日閲了返戻」と朱書して証印し、速やかに起案者に返さなければならない。
第13条 回議案で決裁の趣旨が当初の起案と異なるとき、又は廃案となったときは、起案者から関係課係にその旨を連絡して了印を得なければならない。
第14条 回議案で重要なもの、又は秘密を要するもの若しくは急を要するものは課長又は起案者自ら持ち回って上司の決裁を受けなければならない。
第15条 代理処分に係る事件にして重要なもの、又は必要と認められるものは、上司の後閲を受けなければならない。
第16条 主務課長は、処理未済の文書について遅滞することのないよう常に課員を督励しなければならない。
第17条 未決書類は、退庁の際すべて未決書類入箱に納め主務者不在の場合であってもその経過を明らかにしておかなければならない。
第4章 文書の施行
第18条 決裁済の文書にして発送を要するものは、次の各号に従い処理しなければならない。
(1) 決裁を了した回議書は、主務課において「決裁済」印を押した後、白石市公文規程(平成30年白石市訓令甲第19号)第2条第1号から第3号までの規定による文書(以下「公文」という。)を除く普通文書は、文書収発簿(親展文書の場合は親展文書収発簿)に登録し、回議書にはその記号と施行年月日を記入しなければならない。ただし、軽易な文書については、簿冊への登録手続を省略することができる。
(3) 記号は、同一事件にあっては受付から完結にいたるまで同一番号を用い会計年度による一連番号とする。ただし、公文については、暦年による一連番号とする。
第19条 決裁済の公文は、主務課において「決裁済」印を押した後、総務課に回付しなければならない。
2 総務課は、前項の文書の回付を受けたときは、その種類に応じ当該令達簿に登録、回議書にはその種類、番号及び令達月日を記入の上、主務課に回付しなければならない。
第20条 文書の浄書校合は、主務課でしなければならない。
2 発送物品等にして包装を要するものは、総務課と主務課で協議の上、主務課でしなければならない。
第21条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。
(1) 県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文
ア 会議、研修会、打合せ会等の開催に関する文書
イ 会議、研修会、打合せ会等の出席者の回答、報告に関する文書
ウ 図書・刊行物、資料、ポスター等を送付する文書
エ 定期的に報告する文書。ただし、法令等で様式の定めがあるものを除く。
オ 所掌事務の照会文書のうち軽易なもの
カ 所掌事務の回答文書のうち軽易なもの
キ 発出先が公印の押印を求めていない文書
(2) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付したもの
(3) 総務課長が適当と認めるもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。
第22条 施行する文書は、総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するものその他特別の事情のあるものは、あらかじめ総務課長の承認を受け主務課において発送することができる。
2 郵便に付するものと使送によるもの等に区分し、それぞれ内容を発送簿に登録して処理するものとする。
3 郵便に付するものは、料金後納郵便差出票に登録し、郵便切手を用いたときは、郵便切手受払簿に記入して発送するものとする。
4 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送については、郵送、使送により行うほか、ファクシミリ等により行うことができる。この場合において、ファクシミリ等による発送は、主務課において行い、文書は磁気テープ等適当な方法により保管しなければならない。
第23条 発送を要する文書で退庁時一時間前までに総務課に回付されたものは、即日施行しなければならない。
附則
1 この訓令は、昭和37年1月1日から適用する。
2 従来の白石市役所文書取扱規程(昭和31年白石市規程第1号)は、廃止する。
3 昭和37年1月1日以降この訓令施行前までに施行した事項については、この訓令により施行したものとみなす。
附則(昭和43年6月1日訓令甲第5号)
この訓令は、昭和43年6月1日から施行する。
附則(昭和48年3月30日訓令甲第1号)
この訓令は、昭和48年4月1日から施行する。
附則(昭和50年3月31日訓令甲第3号)
この訓令は、昭和50年4月1日から施行する。
附則(昭和54年3月28日訓令甲第3号)
この訓令は、昭和54年4月1日から施行する。
附則(昭和61年3月25日訓令甲第5号)
この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。
附則(平成元年3月30日訓令甲第1号)
この訓令は、平成元年4月1日から施行する。
附則(平成3年1月11日訓令甲第1号)
この訓令は、平成3年4月1日から施行する。
附則(平成5年3月17日訓令乙第1号)
この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
附則(平成6年4月25日訓令甲第4号)
この訓令は、平成6年4月1日から適用する。
附則(平成8年3月29日訓令甲第4号)
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成9年3月19日訓令甲第1号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成9年3月19日訓令甲第2号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成10年3月27日訓令甲第5号)
この訓令は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成10年9月28日訓令甲第9号)
この訓令は、平成10年10月1日から施行する。
附則(平成11年3月29日訓令甲第4号)
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成14年2月26日訓令甲第1号)
この訓令は、平成14年3月1日から施行する。
附則(平成14年3月28日訓令甲第2号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年3月27日訓令甲第1号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成15年4月21日訓令甲第3号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成15年12月12日訓令甲第8号)
この訓令は、平成16年1月1日から施行する。
附則(平成16年3月15日訓令甲第7号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成16年7月15日訓令甲第9号)
この訓令中第4条の規定は平成16年7月31日から、第1条から第3条までの規定は同年8月1日から施行する。
附則(平成17年3月28日訓令甲第4号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月31日訓令甲第2号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月20日訓令甲第7号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月19日訓令甲第2号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成21年9月18日訓令甲第9号)
この訓令は、平成21年10月1日から施行する。
附則(平成22年3月18日訓令甲第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月30日訓令甲第2号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月12日訓令甲第3号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成28年2月3日訓令甲第2号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
附則(平成28年3月8日訓令甲第7号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月9日訓令甲第4号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月26日訓令甲第7号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年12月27日訓令甲第19号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成31年1月1日から施行する。
附則(令和2年3月26日訓令甲第12号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の様式第13号による回議用紙は、この訓令の施行後においても、当分の間、所要の修正を加え使用することができる。
附則(令和3年3月23日訓令甲第8号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月11日訓令甲第8号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和7年3月17日訓令甲第3号)
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
別表(第18条関係)
部 | 課等 | 親展記号 | 普通記号 |
総務部 | 市長公室 | 白公親第 号 | 白公第 号 |
総務課 | 白総親第 号 | 白総第 号 | |
企画政策課 | 白企政親第 号 | 白企政第 号 | |
デジタル推進課 | 白デジ親第 号 | 白デジ第 号 | |
財政課 | 白財親第 号 | 白財第 号 | |
税務課 | 白税親第 号 | 白税第 号 | |
危機管理課 | 白危管親第 号 | 白危管第 号 | |
保健福祉部 | 福祉課 | 白福親第 号 | 白福第 号 |
健康推進課 | 白健親第 号 | 白健第 号 | |
長寿課 | 白長親第 号 | 白長第 号 | |
地域包括支援センター | 白地包親第 号 | 白地包第 号 | |
子育て支援課 | 白子支親第 号 | 白子支第 号 | |
地域子育て支援センター | 白地子親第 号 | 白地子第 号 | |
白石市ふれあいプラザ | 白ふプ親第 号 | 白ふプ第 号 | |
ひこうせん | 白ひ親第 号 | 白ひ第 号 | |
市民経済部 | 商工観光課 | 白商観親第 号 | 白商観第 号 |
まちづくり推進課 | 白まち親第 号 | 白まち第 号 | |
農林課 | 白農親第 号 | 白農第 号 | |
市民課 | 白市親第 号 | 白市第 号 | |
環境課 | 白環親第 号 | 白環第 号 | |
総合福祉センター内市役所サービスセンター | 白福市サ親第 号 | 白福市サ第 号 | |
農林振興センター内市役所サービスセンター | 白農市サ親第 号 | 白農市サ第 号 | |
建設部 | 建設課 | 白建親第 号 | 白建第 号 |
都市創造課 | 白都創親第 号 | 白都創第 号 | |
会計課 | 白会親第 号 | 白会第 号 |