(趣旨)

第1条　この規程は、個人番号利用事務における白石市の保有する個人番号及び特定個人情報(以下「保有特定個人情報等」という。)の適切な管理に関して必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条の定めるところによる。

(適用の範囲)

第3条　本規程は、市長(公営企業の管理者の権限を行う市長も含む。)、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会を対象として適用する。

(総括責任者)

第4条　保有特定個人情報等に関する事務を総括するため、総括責任者を置き、副市長をもって充てる。

(管理責任者)

第5条　保有特定個人情報等に関する事務を適切に管理するため、管理責任者を置き、各課室等の長をもって充てる。

(事務取扱担当者)

第6条　管理責任者は、保有特定個人情報等を取り扱う職員並びにその役割を指定する。

(特定個人情報等を取り扱う事務の範囲)

第7条　管理責任者は、番号法第9条に基づいて実施する個人番号利用事務において、各事務取扱担当者が取り扱う保有特定個人情報等の範囲を指定する。

(監査責任者)

第8条　保有特定個人情報等の管理の状況について監査するため、監査責任者を置き、総務部長をもって充てる。

(保有特定個人情報等の適切な管理のための委員会)

第9条　総括責任者は、保有特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うために必要があると認めるときは、管理責任者を構成員とする委員会を設ける。

(教育研修)

第10条　総括責任者は、職員に対し、保有特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第11条　職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括責任者及び管理責任者の指示に従い、保有特定個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第12条　管理責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報等にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。

(複製等の制限)

第13条　職員は、業務上の目的で保有特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、管理責任者の指示に従い行わなければならない。

(入力情報の照合等)

第14条　職員は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報等の入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報等の内容の確認、既存の保有特定個人情報等との照合等を行う。

(誤りの訂正等)

第15条　職員は、保有特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、管理責任者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第16条　職員は、管理責任者の指示に従い、保有特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第17条　職員は、保有特定個人情報等又は保有特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、管理責任者の指示に従い、当該保有特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

(個人番号の利用の制限)

第18条　管理責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法に定められた事務に限定する。

(個人番号の提供の求めの制限)

第19条　個人番号利用事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第20条　個人番号利用事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第21条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(特定個人情報ファイルの取扱状況の記録)

第22条　管理責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、保有特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(アクセス制御)

第23条　管理責任者は、保有特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合には、白石市情報セキュリティポリシーに則り、アクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第24条　管理責任者は、白石市情報セキュリティポリシーに則り、アクセス状況の記録を行う。

(管理者権限の設定)

第25条　管理責任者は、所管する情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(不正アクセスの防止)

第26条　管理責任者は、保有特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)

第27条　管理責任者は、不正プログラムによる保有特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(暗号化)

第28条　管理責任者は、保有特定個人情報等の暗号化のために必要な措置を講ずる。

(バックアップ)

第29条　保有特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第30条　管理責任者は、保有特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第31条　管理責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第32条　管理責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第33条　職員は、端末の使用に当たり、保有特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第34条　管理責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(取扱区域)

第35条　管理責任者は、保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(入退室の管理)

第36条　管理責任者は、保有特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い等の措置を講ずる。また、保有特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(業務の委託等)

第37条　保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者等の管理及び実施体制、保有特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第38条　保有特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、保有特定個人情報等の安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有特定個人情報等を管理する管理責任者に報告する。

(公表等)

第39条　保有特定個人情報等の安全確保の上で問題となる事案が発生した場合には、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第40条　監査責任者は、保有特定個人情報等の管理の状況について、白石市特定個人情報等の監査実施要領に基づき、必要に応じ監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。

(点検)

第41条　管理責任者は、各課における保有特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期的又は必要に応じて点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告する。

(評価及び見直し)

第42条　総括責任者及び管理責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、保有特定個人情報等の適切な管理のための措置について見直す等の措置を講ずる。

(その他)

第43条　この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。